Stappenplan

1 Een behoeftenbevraging praktisch

Dit stappenplan loodst u door alle stappen die u als lokaal bestuur moet ondernemen als u een behoeftenbevraging rond kinderopvang aan de hand van de standaardvragenlijsten wil opzetten en daarbij gebruik wenst te maken van het online instrument kinderopvang (Oniko).

Hieronder worden de stappen schematisch weergegeven.

1.1 Stap 1: Bestellen bij INDIGOV

Uw project start op van zodra u de bestelbon heeft ingevuld en ons ondertekend heeft terugbezorgd.

1.2 Stap 2: Inplannen van een project bij INDIGOV

Na de ontvangst van het ondertekend bestelformulier van uw project, plant de Project Manager van Indigov binnen de 2 werkdagen uw project in om een snelle opstart van uw project mogelijk te maken.

1.3 Stap 3: Afbakenen van uw project en invullen van het opstartformulier

De Project Manager stuurt u vervolgens het online opstartformulier op.
Dit formulier heeft als doel om:

1. de contactgegevens te verkrijgen i.f.v. de oplevering van het rapport
   
   
2. de gegevens te verzamelen noodzakelijk voor de opstart van het project (lijst met deelgemeenten, …)
   
   
    
3. de gegevens te verzamelen noodzakelijk voor de opstart van het project (lijst met deelgemeenten, …)
   
   
    

In functie van een goede opstart is het belangrijk dat u de volgende drie vragen voor uzelf beantwoordt en de antwoorden op het opstartformulier online invult:

1. Welke vragenlijst wenst u te gebruiken?
   Schoolgaande kinderen, niet-schoolgaande kinderen of beiden?
   
   
2. Hoeveel kinderen wonen er in uw gemeente?
   Hoe is de verdeling van het aantal kinderen per deelgemeente/ buurt of wijk?
   Deze gegevens zullen later door INDIGOV gebruikt worden om na te gaan of de bevraging representatief is.
   
   
    
3. Hoe gaat u de ouders bevragen? Offline (schriftelijk of via face to face interviews), online (via het internet) of beiden? Ouders vragen om de vragenlijst online in te vullen voorkomt invulfouten en bespaart werktijd. Houdt u er wel rekening mee dat niet alle ouders toegang hebben tot het internet. Om iedereen (in het bijzonder kansengroepen) de gelegenheid te geven deel te nemen aan de bevraging, voorziet u minstens ook de mogelijkheid om een schriftelijke vragenlijsten op te vragen bij het lokaal bestuur.
   Standaard (tenzij anders afgesproken in het opstartformulier) blijft de vragenlijst voor de invoer van de gegevens door ouders gedurende 8 weken actief.
   
   
    

Het antwoord op deze vragen vult u in in het online opstartformulier . Van zodra INDIGOV dit ingevuld formulier ontvangen heeft, wordt de volgende stap aangevat.

1.4 Stap 4: Toegang verkrijgen tot het online systeem

Na ontvangst van het opstartformulier verschaft INDIGOV u binnen de vier werkdagen een toegang tot Oniko.

1.4.1 U koos voor het offline bevragen van ouders:

U ontvangt een unieke link per vragenlijst.

Deze is van de vorm

• http://ivox.socratos.net/direct/schoolgaand_papier_gemeentenummer
• http://ivox.socratos.net/direct/nietschoolgaand_papier_gemeentenummer

U kan onmiddellijk starten met het invoeren van de gegevens die schriftelijk of via face to face interviews werden verzameld.

1.4.2 U koos voor online bevragen van ouders:

U ontvangt een reeks inlogcodes en een open link per vragenlijst.

Deze laatste is van de vorm

• http://ivox.socratos.net/direct/schoolgaand_gemeentenummer
• http://ivox.socratos.net/direct/nietschoolgaand_gemeentenummer

Indien gewenst kan u vanaf de gemeentelijke website een link leggen naar deze pagina's.

Via brief of e-mail nodigt u ouders uit om deel te nemen aan de bevraging. U bezorgt elke ouder een unieke inlogcode en de link naar de pagina. Standaard (tenzij anders afgesproken in het opstartformulier) blijft de vragenlijst voor de invoer van de gegevens door ouders gedurende 8 weken actief.

1.5 Stap 5: Verzamelen van gegevens

Afhankelijk van de door u gekozen opties worden de gegevens offline en/of online verzameld.

1.6 Stap 6: Gegevens invoeren

1.6.1 Zelf invoeren

Via de link (zie 2.4.1) kan u zelf de gegevens online invoeren.

Enkele tips indien u de gegevens zelf invoert:

• Voorzie elk papieren formulier dat u heeft ontvangen van een unieke identificatiecode (een nummer van 1 tot 10.000). U vermeldt deze code op de eerste pagina van het invoerformulier. Zo kan Indigov naderhand gemakkelijk gerapporteerde fouten traceren.
  
  
• Wanneer de ouder de invuldatum niet heeft ingevuld, dan geldt de postdatum als invuldatum. Breng deze dan zelf aan op de papieren enquête en voer deze in in de applicatie.
  
  
   
• U kan het invullen van de gegevens vergemakkelijken door gebruik te maken van de “TAB” functie van uw toetsenbord en de pijltjestoetsen om doorheen de invoerapplicatie te navigeren en de gegevens in te vullen door te drukken op de spatiebalk of gebruik te maken van de muis en de cijfertoetsen.
  
  
   
• Elk invoerscherm komt overeen met één pagina van de papieren vragenlijst.
  
  
   
• De ingevoerde gegevens worden scherm per scherm weggeschreven in de databank als u in de invoerapplicatie op "verder" drukt. U kan voordat u dit doet ook de gegevens van het betreffende formulier printen. U kan steeds achteruit in de applicatie om fouten te corrigeren, behalve op de laatste pagina. Daar verwittigt een melding op de pagina u dat op 'verder' klikken betekent dat u de volledige vragenlijst valideert.
  
  Opgelet! Nadat u de vragenlijst gevalideerd heeft kan u zelf geen wijzigingen meer aanbrengen. Eventuele fouten kunnen wel nog door indigov aangepast worden, op voorwaarde dat u gebruik gemaakt hebt van de unieke identificatiecode.
  
  
   
• Op het eindscherm staat een link die een nieuw automatisch invulformulier inlaadt.
  
  
   

U kan het invoeren van de gegevens oefenen op de onderstaande testlinken. Deze gegevens worden door ons niet opgeslagen en dienen enkel en alleen om u een demonstratie te geven van de werking van de invoerapplicatie en om u toe te laten om het invoeren in te oefenen indien gewenst.

Niet schoolgaand: http://ivox.socratos.net/direct/2008552_NSG_papier_sjabloon/
Schoolgaand: http://ivox.socratos.net/direct/2008552_SG_papier_sjabloon/

1.6.2 Ouders rechtstreeks online bevragen

Voor de enquêtes die online door ouders zijn ingevoerd hoeft uiteraard niets meer te gebeuren. Deze worden rechtstreeks opgeslagen in ons systeem en worden automatisch mee opgenomen voor de verwerking.

1.6.3 Afsluiten van de gegevensinvoer

Zodra u alle vragenlijsten heeft ingevoerd meldt u dit aan Indigov via volgend adres: projectkinderopvang@indigov.be, met als onderwerp: gemeente_kinderopvang_afsluiten.

De gegevensinvoer wordt dan afgesloten en u kan geen vragenlijsten meer invoeren. U ontvangt van Indigov een overzicht van het aantal geregistreerde vragenlijsten.

Controleer het overzicht op dubbele ingevoerde vragenlijsten en meldt eventuele fouten aan Indigov. Gebruik hiervoor de identificatiecodes

1.7 Stap 7: Verwerking, tabellenboek en facturatie

De data worden door Indigov verwerkt.
Op de data wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd, de data worden correct gelabeld en waar nodig gehercodeerd. De nodige berekeningen en analyses worden uitgevoerd.

5 werkdagen na het afsluiten van de gegevensinvoer ontvangt u het/ de tabellenboek(en) (schoolgaande en/ of niet-schoolgaande kinderen) via mail en ontvangt u de factuur voor het project.